Valoarea bugetului
1. Valoarea bugetului propus în cadrul procesului de bugetare participativă este de 5% din valoarea bugetului secțiunii de dezvoltare din fonduri proprii pentru anul în curs.
2. În cadrul proiectului de bugetare participativă, vor fi selectate unul sau mai multe proiecte câștigătoare, care vor fi cuprinse în bugetul de venituri și cheltuieli al Municipiului Ploiești.
3. Anual, în urma derulării procesului de bugetare participativă, vor fi selectate proiectele câștigătoare care vor fi cuprinse în bugetul de venituri și cheltuieli al Municipiului Ploiești pentru acel exercițiu bugetar.
4. Dacă bugetul alocat nu va fi depășit de primele proiecte, vor fi selectate următoarele proiectele în ordinea clasificării, cu condiția ca bugetul să nu fie depășit.
Domeniile de aplicare
1. Propunerile de proiecte trebuie să se încadreze într-unul din următoarele domenii, pentru obiective care sunt în administrarea Municipiului Ploiești, Județul Prahova:
a) Amenajare de spații verzi, locuri de joacă, urbanism, artă stradală;
b) Educație, cultură, știință, tineret și sport;
c) Protecție și asistență socială;
d) Sănătate;
e) Protecția mediului;
f) Turism;
g) Digitalizare și smart city
2. Chiar dacă propunerea poate fi încadrată în mai multe domenii, deponentul trebuie să opteze pentru domeniul pe care îl consideră cel mai potrivit/relevant/preponderent.
Participanții și informarea acestora
1. Pot participa la procesul de bugetare participativă toți cetăţenii cu drept de vot din Municipiul Ploiești.
2. Cetăţenii care trimit propuneri de proiect/votează proiecte sunt de acord cu termenii şi condiţiile în care funcţionează secţiunea dedicată bugetului participativ de pe site-ul Primăriei Municipiului Ploiești.
3. Pentru a putea depune proiecte sau pentru a participa la vot, toți cetățenii interesați trebuie să își creeze un cont de utilizator la secțiunea menționată, disponibilă pe platforma on-line.
4. Persoanele fizice care depun proiecte trebuie să prezinte o dovadă prin care să arate că respectă condițiile de la punctul 1 si 2 (copie după CI, orice document/ act doveditor, respectiv o copie după certificatul de înregistrare sau alt document doveditor).
5. Primăria Municipiului Ploiești va derula o campanie pentru informarea în mod corespunzător a cetățenilor despre bugetul participativ. Se vor afișa informări scrise în locurile special amenajate din Municipiul Ploiești, precum și în mediul online (pagina de internet a primăriei, paginile de socializare ale primăriei).
6. De asemenea, vor avea loc cel puțin două sesiuni de dezbatere publică organizate de către Primăria Municipiului Ploiești, cu accent pe familiarizarea cetățenilor cu privire la folosirea platformei web dedicate bugetului participativ și procedurii aferente acestuia. La întâlniri va participa cel puţin un moderator din partea autorității publice locale și/sau un colaborator extern pentru facilitarea unui dialog constructiv și sedimentarea propunerilor de proiecte.
Modalitatea de înscriere a proiectelor
1. Fiecare persoană fizică poate formula o singură propunere de proiect pentru fiecare din domeniile stabilite:
– Amenajare de spații verzi, locuri de joacă, urbanism, artă stradală;
– Educație, cultură, știință, tineret și sport;
– Protecție și asistență socială;
– Sănătate;
– Protecția mediului;
– Turism;
– Digitalizare și smart city
2. Proiectul trebuie să fie sau să poată fi asimilat unei investiţii aflate în competenţa Primăriei Municipiului Ploiești şi să vizeze un spaţiu din proprietatea publică a Municipiului.
3. Proiectele se depun prin platforma online dedicată bugetării participative.
4. Pentru depunerea unui proiect vor fi completate următoarele informaţii (cuprinse in fișa de proiect):
a) Titlul proiectului: să fie concis şi să se refere la un anumit rezultat cheie al proiectului;
b) Domeniul în care se înscrie proiectul: se va specifica domeniul în care se înscrie proiectul;
c) Descrierea proiectului: formularea problemei, detaliată; specificarea nevoilor identificate; descrierea beneficiilor generale obţinute prin implementarea proiectului;
d) Localizarea proiectului: prin adresă, hartă, zonare;
e) Durata proiectului: estimarea duratei de implementare a proiectului;
f) Beneficiarii proiectului: specificarea beneficiarilor proiectului;
g) Explicarea valorii adăugate pe care proiectul o aduce beneficiarilor: buget estimat – se va completa valoarea estimată a proiectului;
h) Documente ataşate: fotografii, schiţe, planuri, alte documente suport în format PDF sau JPG;
i) Modul în care iniţiatorul doreşte să se implice în proiect: voluntariat, cofinanţare, sponsorizare;
j) Acțiunile necesare estimate pentru implementarea propunerii de proiect: etapele necesare implementării proiectului;
k) Inițiatorul propunerii de proiect și datele de contact.
5. Toate propunerile trimise de cetăţeni se introduc în Lista generală de propuneri și sunt filtrate, analizate și fuzionate (în caz că sunt complementare) de către Comisia de evaluare a proiectelor, comisie care are responsabilitatea de a transforma aceste idei de proiecte în propuneri de proiecte și va elabora Lista provizorie cu proiectele eligibile.
Criterii de eligibilitate a proiectelor
1. Pentru a fi validate în cadrul procesului de bugetare participativă, proiectele trebuie să fie de competența Primăriei Municipiului Ploiești, să nu contravină reglementărilor prezentului regulament sau a altor prevederi legale în vigoare și să îndeplinească următoarele criterii de eligibilitate:
a) să fie de interes local și să nu realizeze activităţi cu scop comercial, publicitar, de natură politică, religioasă sau etnică;
b) să fie sau să poată fi asimilate unei investiţii aflate în competenţa Primăriei Municipiului Ploiești şi care vizează un spaţiu din domeniul public al Municipiului ;
c) să nu fie contrare sau incompatibile cu planuri sau proiecte ale Municipiului aflate în derulare;
d) să nu genereze cheltuieli de funcţionare semnificative după implementare (întreţinere, plata unor drepturi de autor etc.);
e) să fie delimitate zonal;
f) să se încadreze în bugetul maxim alocat unui proiect;
g) să se încadreze în domeniile prevăzute în prezentul Regulament.
2. Validarea proiectelor în cadrul procesului de bugetare participativă va fi realizată de către o Comisie de evaluare constituită în acest sens la nivelul Primăriei Municipiului Ploiești.
Calendarul campaniei
Calendarul campaniei va cuprinde:
1. perioada de depunere a proiectelor, dar nu mai târziu de 31 iulie
2. perioada în care Comisia de evaluare va analiza proiectele depuse și va solicita, în cazul în care consideră necesar, clarificări aplicanţilor pentru a asigura validarea proiectelor, dar nu mai târziu de 20 august
3. data afișării/publicării pentru Lista Provizorie cu proiecte eligibile și Lista proiectelor respinse, dar nu mai târziu de 23 august
4. data afișării/publicării pentru Lista finală cu proiecte propuse eligibile, dar nu mai târziu de 06 septembrie
5. perioada în care cetăţenii vor vota proiectele eligibile, dar nu mai puțin de 21 de zile, și anume 27 septembrie
6. data afișării/publicării pentru Lista finală cu proiecte câștigătoare – 30 septembrie.
Evaluare a proiectelor
1. Evaluarea proiectelor se va face de către Comisia de evaluare.
2. Comisia de evaluare are următoarele atribuții:
a) organizează și monitorizează desfășurarea campaniei;
b) verifică propunerile din punct de vedere financiar și legal;
c) filtrează sugestiile trimise de cetățeni pe considerente de impact, fezabilitate și eligibilitate;
d) fuzionează ideile convergente, eliminând redundanța și suprapunerea ideilor.
3. Comisia de evaluare analizează proiectele încărcate pe platforma online și validează acele proiecte care îndeplinesc toate condițiile menționate în prezentul regulament. Analiza proiectelor se va face sub toate aspectele, respectiv tehnic, juridic, urbanistic și economic, cu evaluarea impactului/viabilității/fezabilității acestora;
4. În cazul în care comisia consideră necesar, aceasta poate invita iniţiatorul proiectului pentru informații suplimentare în ceea ce privește proiectul propus;
5. Comisia își rezervă dreptul de a optimiza proiectele propuse, atât prin îmbunătățiri din punct de vedere tehnic cât și prin estimarea mai eficientă a costurilor, dar cu notificarea în scris a inițiatorilor;
6. Respingerea unui proiect de către comisie se va motiva în scris, iar motivarea va fi făcută publică, împreună cu Lista proiectelor respinse;
7. Transparența procesului decizional se realizează prin garantarea accesului public la cele 2 liste intermediare: Lista Provizorie cu proiecte eligibile și Lista proiectelor respinse, astfel încât toți cei interesați să poată analiza modul în care propunerile colectate au fost evaluate. Procesul decizional pentru determinarea Listei finale cu proiecte propuse implică și alocarea unei perioade de 14 zile calendaristice pentru depunerea de contestații și clarificarea acestora;
8. După clarificarea contestațiilor, Comisia de evaluare va definitiva și publica Lista finală cu proiecte propuse, listă care va conține toate proiectele supuse procesului de votare;
9. Proiectele validate și optimizate de către comisie urmează să fie afișate la secțiunea dedicată campaniei și supuse votului online al cetățenilor. Proiectele vor fi afișate respectând elementele menționate la Capitolul 6.
Votarea proiectelor
1. Votarea proiectelor se va realiza într-o perioadă de minimum 21 de zile lucrătoare, prin intermediul platformei online dedicată bugetării participative.
2. Pentru a limita votul multiplu, accesul cetățenilor la platforma de vot se va realiza prin autentificare prin cont unic de email
3. Fiecare persoană va avea posibilitatea de a vota câte un singur proiect din cadrul fiecărei categorii.
Selecția finală a proiectelor
1. Selecția finală a proiectelor se va realiza în urma procesului de votare pe platforma online.
2. La încheierea perioadei de votare, în termen de 5 zile se întocmește lista cu proiectele câștigătoare, proiecte care vor fi incluse în proiectul de buget al Primăriei Municipiului Ploiești în limita a 5% din valoarea bugetului local pentru anul în curs.
Implementarea proiectelor
1. Proiectele selectate vor fi incluse în bugetul de venituri și cheltuieli al Municipiului Ploiești și vor fi implementate de Primăria Ploiești.
2. Inițiatorul proiectului va fi angrenat ca observator în procesul de implementare al proiectului respectiv, dacă dorește.
3. Durata maximă de implementare considerată pentru proiectele câștigătoare este de cel mult 2 ani.
4. Rapoartele trimestriale de monitorizare a evoluției acestor proiecte vor fi publice.
5. Proiectele vor fi etichetate cu logoul “PROPUS DE CETĂȚENI”.
6. Platforma online va fi periodic actualizată cu materiale foto-video ale stadiului de execuţie a proiectelor, fotografii cu amplasamentul proiectului înainte şi după implementare, impresii ale cetăţenilor după implementare, rezultate care vor ilustra succesul implementării.
Evaluarea acțiunii și pregătirea ciclului următor
1. Anual se va măsura gradul de satisfacţie a participanţilor, în vederea îmbunătăţirii constante a procesului.
2. Se vor chestiona percepţia participanţilor legată de încrederea în implementarea proiectelor și respectarea termenelor contractuale, transparenţa procesului, inteligibilitatea și importanţa în ceea ce privește viitorul municipiului.
3. Evaluarea anuală a acţiunii va pune accent pe:
a) calitatea deliberării în stadiile de discuţie a propunerilor de proiecte;
b) reducerea redundanţei prin crearea de filtre netehnice în așa fel încât cetăţenii să se perceapă drept co-parteneri în aceasta fază;
c) control mai mare al identităţii celor implicaţi pentru a asigura accesul egal al fiecărui cetăţean;
d) eliminarea celor care manipulează procesul pentru a-și asigura un succes mai mare al propunerilor proprii. În acest scop, se va controla strict înregistrarea creându-se un sistem de parole și se va realiza un sistem de vot multiplu, așa încât cetăţenii să fie încurajaţi să citească toate proiectele trimise înaintea votului final;
e) înmulţirea numărului de spaţii de dialog despre conţinutul proiectelor;
f) creșterea coordonării Bugetului participativ cu alte instrumente de planificare și viziune;
g) iniţierea de instruiri în ceea ce privește tehnicile participative;
h) implicarea cetăţenilor în detalierea și controlul complexităţii proiectelor;
i) rolul activ al participanţilor în reducerea redundanţei propunerilor.
4. In primul trimestru al anului următor, se va publica pe platforma online, precum și în mass-media, raportul final privind campania bugetului participativ, derulată pe parcursul anului precedent.
5. Ciclul bugetului participativ se reia în fiecare an, începând cu adoptarea bugetului local al Municipiului Ploiești. Evaluarea ciclului încheiat va genera măsuri de îmbunătățire a derulării anuale a procesului de buget participativ.
Precizări juridice privind utilizarea platformei dedicate bugetării participative
1. Prin înregistrarea în vederea utilizării platformei dedicate bugetării participative şi furnizarea datelor cu caracter personal, persoanele care se autentifică şi-au exprimat acordul în mod explicit şi fără echivoc ca aceasta să folosească datele cu caracter personal.
2. Platforma asigură păstrarea confidenţialităţii datelor cu caracter personal furnizate pentru acces şi/sau pentru utilizarea acesteia.
3. Platforma prelucrează datele cu caracter personal şi informaţiile deţinute/transmise de către persoanele care se autentifică cu bună credinţă, asigurând respectarea dreptului la viaţa privată şi a legislaţiei în vigoare.
4. Primăria Municipiului Ploiești nu îşi asumă răspunderea pentru exactitatea şi corectitudinea datelor/informațiilor furnizate de către utilizatori.
5. Orice încercare de a utiliza datele personale ale altui utilizator este strict interzisă, fiind considerată o tentativă de fraudă şi va fi sancţionată prin lege contravenţional sau penal, după caz.
